Wydatki
pod kontrolą
od pierwszego dnia
Cubexio analizuje transakcje finansowe i przypisuje je do kategorii bez ręcznego opisywania każdej pozycji. Model uczy się na danych Twojej firmy - im więcej przetworzy, tym trafniej klasyfikuje.
Gdzie to działa - i z kim
System powstał z myślą o działach finansowych, biurach rachunkowych i firmach prowadzących własną księgowość. Nie wymaga dedykowanego IT - integruje się z narzędziami, które już są w użyciu.
Automatyzacja klasyfikacji transakcji bankowych i kart firmowych bez ingerencji pracownika.
Obsługa wielu klientów w jednym panelu - każdy z własnym planem kont i regułami.
Prosta konfiguracja, import danych historycznych i bieżąca kategoryzacja bez szkoleń.
Jak
klasyfikacja
faktycznie
przebiega
Trzy etapy, które zamieniają surowe dane transakcyjne w ustrukturyzowane kategorie.
Model nie stosuje sztywnych słowników. Analizuje opis transakcji, kwotę, kontrahenta i historię podobnych wpisów - dopiero na tej podstawie przypisuje kategorię.
CSV, XML lub API bankowe. Dane trafiają do systemu bez ręcznego kopiowania.
Model sprawdza opis, kwotę i wzorce z poprzednich transakcji tego samego kontrahenta.
Kategoria zostaje przypisana. Transakcje z niską pewnością trafiają do kolejki do przeglądu.
Czego system nie robi
Zanim zdecydujesz o wdrożeniu, warto wiedzieć, gdzie kończą się możliwości automatyzacji.
-
System nie zastępuje księgowego przy transakcjach wymagających interpretacji prawnej lub podatkowej - klasyfikuje, ale nie doradza.
-
Nie obsługuje dokumentów w formie skanów bez warstwy OCR - dane muszą być w formacie tekstowym lub ustrukturyzowanym.
-
Nie generuje deklaracji podatkowych ani raportów GUS - przetwarza dane wejściowe, nie tworzy dokumentów wyjściowych do urzędów.
-
Przy pierwszym uruchomieniu model potrzebuje minimum 3–4 tygodni danych historycznych, żeby klasyfikować z wysoką trafnością.
Firmy z mniej niż 50 transakcjami miesięcznie rzadko odczuwają realną korzyść z automatyzacji - ręczna klasyfikacja zajmuje wtedy mniej czasu niż konfiguracja systemu.
System działa najlepiej przy powtarzalnych wzorcach wydatków - im bardziej zróżnicowana i nieregularna struktura kosztów, tym więcej transakcji trafi do ręcznego przeglądu.
Jak wygląda
współpraca
w praktyce
Wdrożenie nie wymaga projektu IT. Konfiguracja trwa od jednego do trzech dni roboczych - zależnie od liczby źródeł danych i złożoności planu kont.
Na starcie mapujemy Twój plan kont na strukturę kategorii systemu. Ustalamy reguły priorytetowe dla wyjątków i importujemy dane historyczne do treningu modelu.
Po uruchomieniu system działa autonomicznie. Twój zespół widzi wyniki w panelu i zatwierdza transakcje z niską pewnością klasyfikacji - zwykle kilka pozycji dziennie.
Każda ręczna korekta kategorii jest zapisywana i wpływa na kolejne klasyfikacje. Model dostosowuje się do specyfiki firmy - nie do uśrednionego wzorca z zewnątrz.
Pytania i zgłoszenia obsługujemy przez e-mail i telefon. Czas reakcji na zgłoszenia krytyczne to do 4 godzin w dni robocze - bez automatycznych botów na pierwszej linii.
Co się zmienia
po
wdrożeniu
Transakcje z rozpoznanymi wzorcami są klasyfikowane automatycznie. Ręczna praca skupia się tylko na nowych lub niejednoznacznych pozycjach.
Każda faktura od tego samego dostawcy trafia do tej samej kategorii - niezależnie od tego, kto ją wprowadza i kiedy.
Ustrukturyzowane wydatki można eksportować do narzędzi analitycznych lub raportów zarządczych bez wcześniejszego czyszczenia danych.
Konkretne sytuacje,
które
zostały rozwiązane
Firma rozliczała ok. 1 400 transakcji miesięcznie. Dwie osoby spędzały łącznie ponad 12 godzin tygodniowo na opisywaniu wyciągów bankowych i przypisywaniu kategorii do kart firmowych.
Po ośmiu tygodniach działania systemu ponad 74% transakcji jest klasyfikowanych bez żadnej ingerencji. Pozostałe pozycje trafiają do przeglądu z sugestią kategorii - decyzja zajmuje sekundy, nie minuty.
Każdy klient miał inny plan kont i inne zasady klasyfikacji. Pracownicy biura musieli pamiętać te różnice lub sprawdzać je ręcznie przy każdym kliencie - błędy zdarzały się regularnie przy dużym obciążeniu.
System przechowuje konfigurację osobno dla każdego klienta. Reguły klasyfikacji nie muszą być zapamiętywane - są stosowane automatycznie przy każdym imporcie danych.
Firma korzystała z kart wirtualnych dla różnych zespołów. Miesięczne zestawienie kosztów powstawało ręcznie w arkuszu - zbieranie danych od liderów zajmowało kilka dni każdego miesiąca.
Transakcje z kart są importowane automatycznie i klasyfikowane według centrum kosztów. Zestawienie miesięczne jest gotowe w dniu zamknięcia okresu , bez zbierania danych od zespołów.